1.0.
PENGENALAN
1.1.
Pengertian dan definisi
khidmat pelanggan
Perkhidmatan
pelanggan sebenarnya merangkumi tindakan-tindakan dalam skop yang lebih luas
yang perlu dipastikan perlaksanaannya oleh peniaga.
Secara
umum, perkhidmatan pelanggan ialah kebolehan organisasi dalan penyampaian produknya
kepada pelanggan. Kebanyakkan organisasi formal mempunyai piagam pelanggan
masing-masing yang menjanjikan komitmen dari aspek kualiti perkhidmatan bagi
skop produk yang ditawarkan.
Dalam
konteks perniagaan perkhidmatan pelanggan perlu dilihat dari sudut yang lebih
kritikal. Di sini perkhidmatan pelanggan merupakan keupayaan dan komitmen
peniaga dalam menyempurnakan penyampaian produk dengan memenuhi keperluan dan
kehendak pelanggannya melebihi daripada tahap yang mereka harapkan, serta ianya
diadakan secara berterusan dan konsisten.
Dari
pengertian tersebut dapat difahami bahawa perkhidmatan yang cemerlang mestilah
bercirikan mesra pelanggan. Apa yang lebih penting dalam perkhidmatan pelanggan
ialah peniaga sentiasa menawarkan nilai produk serta perkhidmatan jualan yang
melebihi daripada harapan pelanggan.
Untuk
itu, skop peranan berkaitan perkhidmatan pelanggan perlu meliputi seluruh
fungsi yang terdapat dalam organisasi perniagaan. Maksudnya, tanggungjawab
perkhidmatan pelanggan bukan sahaja terletak kepada bahagian jualan atau pun
pemasaran yang berhadapan dengan pelanggan.
“Untuk
mengekalkan hubungan dengan pelanggan ialah dengan memberikan keistimewaan
kepada mereka” (Rahmat Ismail).
1.2. Contoh-contoh khidmat pelanggan
Memanggil
pelanggan dengan nama mereka.
Penghantaran
tepat pada masa.
Kejujuran.
Ambil
berat terhadap pelanggan.
Tindak
balas susulan yang cemerlang.
Perkhidmatan
selepas jualan.
Penerangan
yang baik.
Menguruskan
komen dan pertanyaan.
1.3.
Siapa
itu pelanggan
Orang
yang terpenting kepada orgnisasi kita sama ada secara peribadi atau melalui
surat.
Pelanggan
tidak bergantung kepada kita, malah kita yang bergantung kepada mereka.
Pelanggan
bukanlah satu gangguan kepada kita, malah merekalah tujuan kita berfikir.
Pelanggan
menolong kita dengan memberi peluang kepada kita untuk melayan mereka.
Pelanggan
bukanlah lawan kita untuk bertikam lidah kerana tidak seorang pun yang menang
apabila mereka bertikam lidah dengan pelanggan.
Pelanggan
memerlukan sesuatu dan tugas kita adalah untuk mngendalikan keperluan itu
dengan menguntungkan mereka dan diri kita sendiri.
Pelanggan
adalah bos kita dan perlu ingat bahawa “bos selalunya betul”.
Pelanggan
adalah penyebab kewujudan organisasi kita. Tiada pelanggan maka tiadalah kita.
2.0.
VISI
‘ Peneraju perkhidmatan imigresen ‘
Leaders among immigration service
2.1.
MISI
Meningkatkan integriti penyampaian
perkhidmatan selaras pembangunan ekonomi dan keselamatan negara dengan penuh
integriti
2.2.
OBJEKTIF
Menguruskan
hal-hal imigresen selaras dengan kepentingan Negara
2.3.
MOTTO JABATAN
“Memudah
dan Mengawal”
2.4.
SLOGAN
Perkhidmatan berkualiti dan
berintegriti
2.5.
DASAR KUALITI JABATAN
Jabatan
imigresen Malaysia sentiasa beriltizam untuk menyediakan perkhidmatan imigresen
yang cemerlang bagi memenuhi keperluan pelanggannya. Pengurusan imigresen
hendaklah melaksanakan penambahbaikkan yang berterusan berasaskan MS ISO 9000.
2.0.
Perkhidmatan yang ditawarkan
oleh Pejabat Imigresen Seremban
Urusan yang ditawarkan oleh bahagian
Jabatan Imigresen ialah pembuatan:
Passport
bagi warganegara dan bukan warganegara Malaysia.
Dokumen
perjalanan.
Pas
sempadan.
Pegawai
dagang.
Visa.
Kad
perniagaan perjalanan APEC.
Penguatkuasaan.
Syarat
kemasukan ke Malaysia.
Kemudahan
pergerakan bebas.
Sijil
perakuan.
Permit
masuk.
Surat
akuan pengenalan.
Pekerja
asing.
Pembantu
rumah asing.
2.0.
Latar belakang mengenai Pejabat
Imigresen Seremban
v Mempunyai
26 orang pekerja yang terdiri daripada:
1 ketua bahagian pasport.
4 penyelia.
21 orang pekerja bawahan.
v Beroperasi
pada waktu pejabat iaitu pada pukul 8.00pagi sehingga pelanggan habis berurusan
(5.00petang perkhidmatan nombor giliran dihentikan.)
v Pelanggan
yang berurusan dengan bahagian membuat pasport dalam sehari melebihi 400 orang.
v Kaunter yang terdapat
dibahagian pembuatan pasport.
v Pembuatan pasport mengambil
masa selama 1jam
v Terdapat dua pilihan tempoh
yang dikenakan untuk membuat pasport:
RM100
( 2 tahun )
RM300
( 5 tahun )
v Prosedur yang dikenakan
apabila kehilangan atau kerosakkan pasport:
Pelanggan
harus datang membuat laporan tentang kehilangan pasport.
Bahagian
keselamatan akan menyekat pasport pelanggan yang hilang.
Pegawai
imigresen akan membuat siasatan punca sebenar yang disebabkan oleh perkara yang
lain.
Kes
kehilangan, siasatan dan rujukan untuk warganegara Malaysia yang lahir di Sabah
dan Sarawak.
ü Rujukan 5 hari.
ü Kehilangan 5 hari.
ü Siasatan 30 hari.
3.0.
OBJEKTIF DAN KAEDAH KAJIAN
3.1.
Objektif kajian ini adalah:
Meningkatkan kualiti perkhidmatan
pelanggan di Pejabat Imigresen supaya perkhidmatan yang disediakan memenuhi
keperluan dan kehendak pelanggan khususnya dan mencapai mutu perkhidmatan
pelanggan bertaraf antarabangsa amnya.
Kepentingan khidmat pelanggan
terbahagi kepada tiga bahagian iaitu kepentingan khidmat pelanggan kepada
individu, pelanggan itu sendiri dan pihak pengurusan. Sebab utama mengapa
perkhidmatan pelanggan penting kepada individu adalah kerana ia bertujuan untuk
meningkatkan tahap pencapaian diri seseorang itu terhadap pelanggan. Selain itu
juga, ia sebahagian daripada kelebihan seseorang untuk bersaing dan
meningkatkan prestasi selain daripada untuk menaikkan reputasi sesebuah
syarikat.
Kepentingan khidmat pelanggan kepada
pelanggan itu sendiri pula adalah kerana untuk mengekalkan kesetiaan dan
hubungan baik antara syarikat dan pelanggan. Pelanggan juga dapat membantu
meningkatkan imej sesebuah syarikat. Selain itu, kepentingan khidmat pelanggan
terhadap pihak pengurusan adalah kerana dapat membantu menaikkan imej syarikat,
dapat juga membantu syarikat mencapai maklumat yang diingini dan meningkatkan
komitmen pekerja.
3.2.
Kaedah kajian
Dalam mengukur keberkesanan mengkaji
tahap kepuasan pelanggan kaedah kajian yang sesuai digunakan dalam kajian ini
adalah pendekatan kuantitatif. Pendekatan kuantitatif dapat memberi faedah
kepada kajian di mana ia dapat menghasilkan satu penemuan yang “valid” dan
“reliable”. Ini kerana pendekatan ini dapat memberi faedah dalam membuktikan
kesahihan yang kukuh dengan menggunakan hasil daripada analisis.
3.3.
Pembentukan Borang
Soal-Selidik
Dari segi pembentukan
borang soal selidik, teknik “open-ended”,
dan “closed-ended” digunakan untuk membentuk
soalan di dalam borang soal selidik. Di mana teknik “open-ended” digunakan untuk mendapatkan pandangan dan pendapat
responden, manakala teknik “closed-ended”
disediakan bagi memudahkan responden membuat pilihan jawapan yang tepat. Oleh
yang demikian, borang soal selidik
dirangka berdasarkan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan di dalam teknik
ini. Satu set soalan soal selidik telah disediakan dimana soalan-soalan adalah
berbentuk objektif dan subjektif. Sebanyak 30 sampel borang kaji selidik
diedarkan kepada pelanggan yang menunggu perkhidmatan di Pejabat Imigresen
Seremban. Edaran borang dilakukan secara rawak kepada pelanggan pada tiga
bahagian penting iaitu bahagian pasport, pekerja asing dan pas. Kajian ini
selesai dalam masa satu jam dan kami sekumpulan menerima respon yang sangat
baik dari pihak pelanggan dan pegawai Pejabat Imigresen itu sendiri.
5.0.
PERBINCANGAN DAN RUMUSAN HASIL KAJIAN
Jadual
1 jelas menunjukkan bilangan
responden yang paling ramai iaitu seramai 11 orang responden (36.7%) memilih
nilai setuju untuk masa menunggu yang diambil untuk mendapatkan layanan atau perkhidmatan.
Ini jelas menunjukkan bahawa pelanggan tidak mengalamai masalah untuk
mendapatkan perkhidmatan yang ditawarkan di Pejabat Imigresen Seremban tetapi
masih ada seorang daripada keseluruhan responden memilih nilai sangat tidak
setuju iaitu (3.3%). Walaubagaimanapun, hasil dari kaji selidik ini kami
mendapati seramai tujuh orang responden telah memberi cadangan kepada pihak
pengurusan bagi mempertingkatkan mutu
perkhidmatan berkaitan dengan masa. Antara cadangannya adalah percepatkan dan
perkemaskan lagi sistem. Kaunter layanan pula perlu diperbanyakkan dan
mengadakan kaunter tambahan apabila dihadiri ramai pelanggan. Selain itu, bagi tempoh
pemprosesan pasport selama dua jam pula perlu disingkatkan.
Bagi Jadual 2 pula, menunjukkan bilangan responden yang membuat
penilaian tentang maklumat disampaikan kepada pihak pelanggan dengan jelas. Bilangan
responden yang paling ramai adalah mereka yang memilih untuk nilai sangat setuju
iaitu seramai 14 orang responden (46.7%). Walaubagaimanapun, tiada responden yang
membuat pilihan sangat tidak setuju dan tidak setuju. Kesimpulannya jelas
menunjukkan bahawa maklumat dan penerangan yang diberikan oleh pegawai
imigresen membuatkan pelanggan berpuas hati.
Selain itu, Jadual 3 menunjukkan responden yang membuat penilaian tentang
menyelesaikan urusan mengikut tempoh yang telah dijanjikan. Tiada responden
membuat pilihan sangat tidak setuju. Tetapi seramai tiga orang responden (10%)
memilih tidak setuju. Antara punca masih ada responden yang memilih nilai tidak
setuju adalah kerana masalah sistem yang dihadapi oleh pihak pengurusan apabila
menawarkan perkhidmatan. Walaubagaimanapun, jumlah responden yang paling ramai
adalah mereka yang memilih nilai setuju iaitu seramai 11 orang (36.7%). Jelas
menunjukkan bahawa pelanggan masih berpuas hati bagi sesuatu tempoh
menyelesaikan urusan.
Tentang persekitaran di kaunter
bersih, kemas, dan wangi dengan suasana yang selesa Jadual 4 menunjukkan bahawa tiada responden membuat pilihan sangat
tidak setuju tetapi masih ada seorang responden memilih tidak setuju iaitu (3.3%)
dan pelanggan berpendapat bahawa pihak pengurusan Imigresen perlu menambahbaikkan
suasana di sekitar kaunter supaya ianya menjadi suasana yang agak terang dan
ceria bagi pelanggan. Seramai 11 orang responden pula (36.7%) memilih setuju.
Jadual terakhir iaitu
Jadual 5 pula
menunjukkan bilangan responden yang membuat penilaian tentang kemudahan ruang tempat
menunggu adalah mencukupi. Enam orang responden (20%) memilih nilai sangat
tidak setuju dan tidak setuju tetapi untuk nilai setuju 11orang (36.7%) memilih
nilai setuju. Walaubagaimanapun, hasil yang diperolehi dari kaji selidik ini
mendapati seramai enam orang responden (20%) memberi pendapat berkaitan dengan
kemudahan ruang tempat menunggu. Antara pendapat mereka adalah memperbesarkan
lagi ruang tempat menunggu dan ada juga yang berpendapat berpindah ke bangunan
yang lebih besar dan selesa serta ruang dan bilangan kerusi perlu ditambahkan.
Secara keseluruhannya, (10%) memilih
nilai sangat tidak setuju. (33.3%) memilih nilai tidak setuju. Bagi nilai neutral
pula adalah (113.3%). Selain itu, (186.7%) memilih nilai setuju bagi
perkhidmatan yang ditawarkan oleh Pejabat Imigresen Seremban dan selebihnya (156.7%)
berpendapat sangat setuju bagi kesemua perkhidmatan yang ditawarkan.
6.0.
KESIMPULAN
Berdasarkan kajian ini para pelanggan
berpuas hati dengan tahap perkhidmatan yang ditawarkan oleh Pejabat Imigresen
Seremban. Dalam menentukan garis panduan untuk mewujudkan perkhidmatan
pelanggan yang lebih baik, cadangan-cadangan yang telah dikemukakan oleh pelanggan
boleh diteliti semula sebagai salah satu usaha penambahbaikkan ke arah
mewujudkan perkhidmatan yang lebih efektif.
Selain itu, pihak Pejabat Imigresen
Seremban memberikan kerjasama dan tindak balas yang baik dengan membenarkan
tugasan ini dijalankan di jabatan mereka. Pelanggan juga turut memberikan
kerjasama dan respon yang baik apabila soal selidik ini dijalankan terhadap
mereka.
Walaubagaimanapun, terdapat banyak
pengajaran yang diperoleh sepanjang menjalankan tugasan ini. Antara pengajaran
yang diperoleh adalah mempelajari sikap kerjasama antara pihak pegawai dengan
pelanggan yang membuat urusan.
Perkhidmatan pelanggan ini sememangnya
amat penting bagi sesebuah organisasi untuk mendapatkan kepuasan para pelanggan
dan pada masa yang sama ia juga dapat meningkatkan kualiti organisasi pada
pandangan masyarakat.
8.0. RUJUKAN